Condizioni di Servizio

Ultimo aggiornamento: July 31, 2023

Nibol S.r.l. (P.IVA IT 10683870967), con sede legale in Via Alfredo Campanini 4, 20124, Milano (MI), PEC: [email protected] ("Nibol") ha sviluppato un software che opera online come Software as a Service (la “Piattaforma Nibol”) che consente alle aziende di organizzare le postazioni di lavoro dei propri dipendenti, oltre che in generale di ottimizzare l’utilizzo degli spazi aziendali (gli “Spazi Aziendali”) e di usufruire dei servizi connessi (i “Servizi”), come nel seguito meglio descritto.

Le presenti condizioni di servizio (le "Condizioni di Servizio”) costituiscono il contratto tra Nibol e l’azienda che intende beneficiare e fare uso dei Servizi offerti da Nibol e della tecnologia Saas della Piattaforma Nibol (il “Cliente”), anche secondo i Termini e Condizioni di utilizzo della Piattaforma Nibol, disponibili sul sito www.nibol.com (le “Condizioni d’Uso”).

Nibol e il Cliente possono essere indicati ciacuno nel presente documento come “Parte” e congiuntamente come le "Parti".

PREMESSE E DEFINIZIONI
1. Tutte le premesse, le presenti Condizioni di Servizio e il Data Processing Addendum (come come meglio specificato al successivo art. 7.4) costituiscono parte integrante e sostanziale del presente contratto tra le Parti (“Contratto di Servizi”).
2. I termini del presente Contratto di Servizi avranno il significato indicato nelle Condizioni d’Uso e nelle presenti Condizioni di Servizio, salvo diversamente indicato dalle Parti.
3. Per tutto ciò che non è espressamente regolamentato dalle presenti Condizioni di Servizio, valgono le Condizioni d’Uso.
4. Con l’accettazione e la sottoscrizione dell’offerta online di Nibol ricevuta dal Cliente (“Offerta Office Management”) il Cliente accetta ogni parte delle presenti Condizioni di Servizio e del Data Processing Addendum e si impegna a rispettarne i termini.
OGGETTO
1. In virtù del presente Contratto di Servizi, Nibol concederà al Cliente una licenza d’uso per la Piattaforma Nibol tramite la quale gli Utenti potranno usufruire in generale dei Servizi della Piattaforma Nibol come descritti all’art. 5 delle Condizioni d’Uso e per i quali il Cliente pagherà la Commissione di Nibol secondo quanto previsto al successivo art. 3 del presente documento.
OFFERTA OFFICE MANAGEMENT - COMMISSIONE
1. Nibol offre i Servizi sulla base di vari piani di abbonamento (“Abbonamento”) per soddisfare le diverse esigenze dei propri clienti. Il costo dell’Abbonamento (“Commissione”) è definito sulla base del piano scelto dal Cliente, della durata del contratto e del numero delle utenze per le quali il Cliente intende rendere attiva la Piattaforma Nibol al momento della sottoscrizione del Contratto. Il piano, la durata e il numero delle utenze sono descritti nell’Offerta Office Management. Le Parti potranno, nel corso del Contratto di Servizi, modificare il proprio piano di Abbonamento, contattando direttamente Nibol.
2. Il Cliente se lo desidera potrà aumentare il numero di utenze: il prezzo per utente al mese si ricava dalla commissione mensile (ossia la Commissione totale divisa per i mesi di attivazione della Piattaforma) divisa per il numero di utenze (“Prezzo per Utente”). La commissione per l’upgrade di utenze sarà data dal Prezzo per Utente moltiplicato per il numero di utenze che il Cliente intende aggiungere e poi per il numero di mesi rimanenti alla scadenza del contratto. Gli upgrades di utenze verranno fatturati in automatico una volta superata la soglia di utenze acquistate, in pacchetti da 25, al termine del contratto.
3. La Commissione verrà applicata terminato il periodo di prova di quattordici (14) giorni (che si attiva al momento della creazione dell’Account Business), una volta che il Cliente - anche per il tramite dell’Utente Legal Admin - avrà accettato e firmato il presente Contratto di Servizi, oltre che il Data Processing Addendum.
4. Una volta sottoscritto il presente Contratto di Servizi, Nibol emetterà regolare fattura per i Servizi oggetto dell’Abbonamento e il Cliente dovrà corrispondere la Commissione secondo i termini indicati nell’Offerta Office Management - Termini di pagamento in un’unica tranche (“Termini di pagamento”).
5. Il Cliente è il solo responsabile del pagamento della Commissione e in caso di ritardo nel pagamento oltre 7 (sette) giorni dal termine indicato nei Termini di pagamento, Nibol potrà sospendere l’accesso alla Piattaforma Nibol. In ogni caso,il mancato o tardivo pagamento della Commissione oltre i termini di pagamento accordati fra le Parti, comporta la facoltà di Nibol di risolvere il Contratto di Servizi ai sensi dell’art. 1456 del Codice Civile italiano, con conseguente facoltà da parte di Nibol di bloccare l'accesso alla Piattaforma Nibol, senza alcuna responsabilità in capo alla stessa per le eventuali conseguenze derivanti dalla chiusura dell’Account Business.
6. Il Cliente effettuerà il pagamento del Corrispettivo secondo i Termini di pagamento previsti e tramite il metodo di pagamento reso disponibile da Nibol nella sezione “Fatturazione” della Piattaforma.
7. Per l’emissione della fattura faranno fede le informazioni fornite dal Cliente all’interno della apposita sezione “Fatturazione” della Piattaforma che dichiara e garantisce essere rispondenti al vero, rilasciando a Nibol ogni più ampia manleva al riguardo. La fattura, una volta emessa ed inviata dal sistema di fatturazione elettronica di Nibol, non potrà essere modificata se non tramite l’emissione di una nota di variazione elettronica. In caso si debba procedere all’emissione di una nota di variazione elettronica e, se del caso, di una nuova fattura a causa dell’inesattezza dei dati di fatturazione forniti dal Cliente, Nibol addebiterà al Cliente il costo quale corrispettivo del costo di gestione dell’errore.
OFFERTA SPACES ON DEMAND
1. Nibol offre al Cliente la possibilità di mettere a disposizione dei propri dipendenti anche postazioni presenti presso Spazi di Coworking, che il Cliente può decidere di rendere visibili agli Utenti tramite la Piattaforma (“Servizio Spaces on Demand”).
2. Il Cliente che decide di usufruire del Servizio Spaces on Demand, potrà assegnare un budget (“Credito”) per ciascun Utente per il quale decide di rendere fruibile tale servizio oppure scegliere di rendere soltanto visibili gli Spazi di Coworking. Nel primo caso, gli Utenti potranno prenotare una postazione presso Spazi di Coworking tramite il Credito assegnato e pagare il costo per la prenotazione utilizzando il metodo di pagamento stabilito dal Cliente; nel secondo caso, gli Utenti potranno prenotare gli Spazi di Coworking utilizzando un proprio metodo di pagamento.
3. Il Cliente pagherà per il Servizio Spaces on Demand un costo aggiuntivo di 19 Euro (iva esclusa) al mese per ciascun Utente che avrà effettuato almeno una prenotazione nel mese di riferimento (“Prezzo per Utente Attivo”).
4. Il pagamento del Prezzo per Utente Attivo e la relativa fatturazione avverranno all’inizio del mese successivo a quello in cui tale servizio è stato utilizzato, sulla base del numero degli Utenti che avranno usufruito del servizio stesso.
MODALITÀ DI CONCLUSIONE DEL CONTRATTO, DURATA E DIRITTO DI RECESSO
1. Il presente Contratto di Servizi si considera concluso e dunque efficace nel momento in cui il Cliente - anche per il tramite dell’Utente Legal Admin - accetta e firma l’Offerta Office Management. Con l’accettazione e la sottoscrizione dell’Offerta Office Management, il Cliente riconosce di aver letto e compreso, e pertanto di approvare espressamente, tutte le clausole contenute nelle presenti Condizioni di Servizio.
2. Il presente Contratto di Servizi avrà la durata indicata nell’Offerta Office Management ("Durata") e si rinnoverà automaticamente alla sua scadenza, per la stessa Durata e così di seguito con rinnovi annuali, salvo disdetta che il Cliente dovrà inviare all’indirizzo PEC di Nibol almeno 60 (sessanta) giorni prima della data di scadenza e così ad ogni scadenza.
3. Ciascuna Parte del Contratto di Servizi ha diritto di recedere dal contratto stesso, senza alcuna penalità e senza specificarne il motivo in qualsiasi momento durante il periodo di validità del Contratto di Servizi, con un preavviso di almeno 30 giorni, da inviare all’indirizzo PEC dell’altra Parte.
4. Il recesso non comporterà il pagamento di alcuna penale e/o rimborso e/o indennizzo e/o corrispettivo, fermo restando gli obblighi di pagamento dovuti in forza del Contratto di Servizi. In caso dunque di recesso da parte del Cliente, la parte di Abbonamento non usufruita da parte del Cliente non sarà rimborsata e la Commissione sarà dunque interamente dovuta.
DICHIARAZIONI DEL CLIENTE
1. L’Utente Legal Admin che sottoscrive il presente Contratto di Servizi garantisce di avere l’autorità per vincolare legalmente il soggetto giuridico per conto del quale agisce (ossia il Cliente) e di concedere a Nibol tutte le autorizzazioni e licenze previste dalle presenti Condizioni di Servizio e dalle Condizioni d’Uso.
2. Il Cliente dichiara e riconosce:
che il rapporto con Nibol è unicamente quello di un contraente terzo indipendente e non quello di dipendente, agente, joint-venturer o partner di Nibol per alcun motivo;
di agire esclusivamente per proprio conto e beneficio e non per conto o a beneficio di Nibol;
di essere l’unico ed esclusivo responsabile di tutte le obbligazioni assunte e di tutte le attività svolte con riferimento all’utilizzo della Piattaforma dall’Utente che ha effettuato la Prenotazione, nonché della veridicità, correttezza, esaustività, accuratezza e non ingannevolezza delle informazioni messe a disposizione e/o fornite agli Utenti.
Il Cliente, pertanto, è l’unico ed esclusivo responsabile per eventuali contestazioni, rivendicazioni, pretese, controversie, azioni, reclami, richieste di rimborso e/o risarcimento danni, di qualsiasi tipo e natura, che dovessero essere presentati o subiti dagli Utenti e/o da qualsiasi altro terzo soggetto in relazione alle attività poste in essere per il tramite della Piattaforma Nibol e/o connesse all’utilizzo degli Spazi da parte degli Utenti.
Il Cliente, senza nulla pretendere e per il solo periodo di tempo di durata del Contratto di Servizi, autorizza Nibol a citare il Cliente come caso di impresa che ha scelto la Piattaforma Nibol. A questo fine, il Cliente autorizza espressamente, senza previa condivisione, l’utilizzazione e la pubblicazione da parte di Nibol del proprio nome commerciale e/o logo e/o elementi distintivi allo stesso riconducibili, sulla Piattaforma Nibol e/o su presentazioni dei Servizi, e in generale nell’ambito delle attività correlate ai Servizi sia per fini commerciali, promozionali e/o pubblicitari e divulgativi collegati alla Piattaforma Nibol, con il limite che le modalità di utilizzazione non siano tali da ledere l’onore, la reputazione ed il decoro del Cliente o siano in contrasto con la Normativa Privacy.
RISERVATEZZA
1. Fatta esclusiva eccezione per gli obblighi di divulgazione imposti dalle disposizioni di legge applicabili ovvero da provvedimenti di autorità competenti, le Parti si impegnano a mantenere strettamente riservato e confidenziale, a non divulgare a terzi e a non utilizzare, se non per quanto strettamente necessario ai fini dell’esecuzione del Contratto di Servizi, qualsiasi dato o informazione di cui siano venute a conoscenza in qualsiasi forma e/o su qualsiasi supporto in occasione e/o in funzione della negoziazione, sottoscrizione e/o esecuzione del Contratto di Servizi quali, a mero titolo esemplificativo e non esaustivo, dati finanziari, progetti, piani, strategie, informazioni sui prezzi e/o le strategie di marketing, acquisti, proposte e offerte, metodi e accordi commerciali, dati operativi, ecc. (“Informazioni Riservate”).
2. Le Parti si impegnano, pertanto, a non comunicare e a non divulgare, nel corso del Contratto di Servizi e anche dopo la loro cessazione, in qualunque modo e con qualunque mezzo, le Informazioni Riservate di cui sono venuti a conoscenza.
3. Le Parti si impegnano, anche ai sensi dell’art. 1381 c.c., a fare in modo che tutti i soggetti terzi cui le Informazioni Riservate sopraindicate saranno messe a disposizione ai fini dell’esecuzione del Contratto di Servizi (ivi inclusi i propri dipendenti) agiscano nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui sopra.
PRIVACY
1. In relazione ai trattamenti di dati personali effettuati da Nibol in qualità di Titolare del trattamento attraverso la Piattaforma Nibol si rinvia a quanto previsto alla Informativa Privacy consultabile al link www.nibol.com/privacy-policy che è parte integrante del presente Contratto di Servizi.
2. Le Parti si danno reciprocamente atto di conoscere ed applicare, nell’ambito delle proprie organizzazioni, tutte le norme vigenti, anche ratione temporis, in materia di privacy e protezione dei dati personali rilevanti per la corretta gestione del trattamento dei dati, ivi compreso il Regolamento UE 2016/679 il d.lgs. 196/2003, come modificato dal d.lgs. 101/2018.
3. Il Cliente, quale Titolare autonomo del trattamento dei dati personali dei propri dipendenti Utenti, si obbliga a manlevare e tenere indenne Nibol da per qualsiasi danno, spesa, onere che possa derivare da pretese avanzate nei confronti di Nibol da parte di terzi - inclusi i soggetti cui i dati personali trattati sono riferiti - a seguito dell’eventuale illiceità o non correttezza delle operazioni di trattamento imputabili al Cliente.
4. I trattamenti di dati personali svolti da Nibol per conto del Cliente in qualità di Responsabile del trattamento sono disciplinati da separato Data Processing Addendum ai sensi dell’art. 28, par. 3 del Regolamento (UE) 2016/679 (“DPA”), che le Parti si impegnano a rispettare, e che costituisce parte integrante e sostanziale del presente Contratto di Servizi.
5. Il Cliente riconosce e accetta che Nibol potrà trattare alcuni dati personali ricevuti dal Cliente in qualità di Titolare del trattamento, per le finalità e secondo quanto previsto ai sensi del Data Processing Addendum.
FORZA MAGGIORE
1. Nibol non potrà essere considerata responsabile per il mancato o ritardato adempimento delle proprie obbligazioni, per circostanze al di fuori del controllo ragionevole di essa Nibol dovuti a eventi di forza maggiore o, comunque, ad eventi imprevisti ed imprevedibili e, comunque, indipendenti dalla sua volontà.
2. L’adempimento delle obbligazioni da parte di Nibol si intenderà sospeso per il periodo in cui si verificano eventi di forza maggiore.
LEGGE APPLICABILE E FORO ESCLUSIVO
1. Il presente Contratto di Servizi è regolato dalla legge italiana.
2. Qualsiasi controversia relativa, tra l'altro, all'applicazione, validità, interpretazione, esecuzione, violazione, risoluzione e validità del presente Contratto di Servizi sarà devoluta al tribunale di Milano, intendendosi per accordo rinunciata qualsiasi disposizione diversa.